メール転送
メール転送は、あるメールアドレスに送信されたメールが別のメールアドレスに自動的に転送されるプロセスです。例: 会社のドメインのメールアドレスをお持ちの場合は、すべての受信メールを YouTrack のヘルプデスクプロジェクトに転送することを選択できます。
このオプションは、顧客リクエストを受信するためのメールアカウントをすでに持っている企業に最適で、設定も比較的簡単です。
会社がメールトラフィックを処理するための独自のサーバーをすでに持っている場合は、代わりにメールサーバーへの接続を設定することを検討してください。詳細については、「メールサーバー接続」を参照してください。
システム管理者向けのセットアップ
ヘルプデスクプロジェクトでメールチャネルの使用を開始する前に、グローバルレベルで構成する必要がある機能があります。ヘルプデスクの設定で課題が発生した場合は、システム管理者に次の機能のステータスを確認するよう依頼してください。
フィーチャー | 説明 |
|---|---|
メールチャネルを使用して送信されたリクエストは、YouTrack でチケットに変換されます。デフォルトでは、YouTrack はリクエストの送信を確認する通知を送信します。エージェントがチケットにパブリックコメントを投稿すると、リクエストを送信した顧客に送信されるメール通知が生成されます。 メール通知が無効になっているか、設定が間違っている場合、顧客はこれらのメッセージを受信しません。 YouTrack サーバーのインストールは、そのままでは外部メールサービスに接続するように構成されていません。この接続は、システム管理者または低レベルの管理者書き込み権限を持つ別のユーザーによって設定される必要があります。手順については、「メール通知を有効にする」を参照してください。 | |
メールチャネルは、受信メールを受信して処理し、送信返信を配信するように構成されたメールサーバーとの統合に依存します。これは、YouTrack からの一般的な通知を配信するのと同じメールサーバー、またはヘルプデスクプロジェクトのメール専用のメールサービスにすることができます。 メールチャネルの操作を開始する前に、管理者はこのメールトラフィックを処理するメールサーバーを指定する必要があります。手順については、「メールボックス統合を有効にする」を参照してください。 |
メール転送の設定
メール転送を使用してメールチャネルを設定すると、外部メールアドレスでサポートリクエストを受信し、受信メールを YouTrack に転送します。YouTrack は、これらのメッセージをヘルプデスクチケットに変換します。エージェントがチケットにパブリックコメントを投稿すると、YouTrack は外部メールアドレスを使用して顧客にメール返信を送信します。これらのメールアドレスは YouTrack の外部にあるため、所有および管理する必要があります。
外部ドメインからヘルプデスクプロジェクトにメールを転送するには、次の 3 つの手順に従う必要があります。
外部サポートのアドレスを追加するを YouTrack のヘルプデスクプロジェクトに転送します。
メールサービスで転送を設定するを使用すると、受信メールが YouTrack に転送されます。
YouTrack のセットアップを完成させてテストします。
外部サポートアドレスを YouTrack に追加する
最初のステップは、外部サポートアドレスを YouTrack に追加することです。
外部サポートアドレスを追加するには:
アプリケーションヘッダーのプロジェクトリンクをクリックします。
リスト内でヘルプデスクプロジェクトを見つけます。
プロジェクトのオプションメニューを開き、チャンネルを選択します。
メールチャンネルを選択します。
新しいメールチャネルボタンをクリックしてください。
新しいメールチャネルダイアログが開きます。
既存のアドレスからのメールを転送するオプションを選択してください。
セットアップウィザードが開き、メール転送ダイアログが表示されます。
外部サポートのアドレスを「Email アドレス」フィールドに入力し、「次へ」ボタンをクリックします。
セットアップウィザードの次の手順では、転送先のアドレス設定を使用して、外部サポートアドレスに送信されるメッセージを転送する YouTrack に保存されているメールアドレスを選択します。
メールアドレスをコピーするボタンをクリックして転送アドレスをコピーします。このアドレスは、次の手順で外部サポートアドレスの転送を設定するときに必要になります。
外部サポートアドレスの転送を設定する
外部サポートアドレスをヘルプデスクプロジェクトに追加すると、セットアップウィザードに、YouTrack と顧客向けメールアカウントの両方で転送を設定するために必要な手順が表示されます。
Gmail アカウントのメール転送を設定するには:
Gmail を開き、アプリケーションヘッダーの設定アイコンをクリックします。
すべての設定を表示ボタンをクリックしてください。
転送と POP/IMAP タブを選択します。
転送先アドレスを追加するボタンをクリックしてください。
YouTrack からの転送アドレスを転送先アドレスを追加するダイアログに貼り付け、次へボタンをクリックします。
確認ダイアログの「続行」ボタンをクリックします。
Google からの自動確認メッセージの転送先アドレスの受信箱を確認してください。メールから確認コードをコピーし、Gmail の転送設定に貼り付けて、検証ボタンを押します。
受信メールのコピーを <あなたの forwarding address> に転送しますを選択します。
転送されたメッセージの処理方法を選択する場合、最善の方法はメッセージをアーカイブすることです。こうすることで、このアドレスに送信されたメッセージのバックアップコピーが得られますが、YouTrack によってメッセージが重複したチケットに変換される危険はなくなります。
「変更を保存」ボタンをクリックします。
フィルターを使用して、Gmail アドレスに配信されるメッセージの一部のみを転送することも選択できます。
この転送オプションおよびその他の転送オプションの詳細については、「Gmail ヘルプ(英語)」を参照してください。
Office 365 アカウントのメール転送を設定するには:
Office 365 アカウントを開きます。
アプリケーションヘッダーの設定アイコンをクリックし、メールを選択します。
転送を選択します。
YouTrack メールアドレスへの転送を設定します。
メール転送の詳細については、マイクロソフト 365 の公式ドキュメントを参照してください。
企業アカウントによって管理されている Outlook メールボックスから転送するには、管理者権限が必要です。詳細については、マイクロソフト 365 の公式ドキュメントを参照してください。
Microsoft Outlook からのメール転送を設定するには:
Outlook を開き、アプリケーションヘッダーの設定アイコンをクリックします。
すべての Outlook 設定を表示するリンクをクリックします。
転送を有効にするチェックボックスを選択します。
YouTrack からの転送アドレスをメールをに転送してくださいフィールドに貼り付け、保存ボタンをクリックします。
メール転送の詳細については、Outlook.com(英語) の公式ドキュメントを参照してください。
Yahoo Mail でメール転送を設定するには:
Yahoo Mail を開き、サイドバーの設定アイコンをクリックします。
詳細設定をクリックします。
メールボックスを選択し、メールボックスリストで転送元のアカウントを選択します。
自動転送セクションで、YouTrack からの転送アドレスを転送先のアドレスフィールドに貼り付け、検証ボタンをクリックします。
Yahoo Mail からの自動確認メッセージの転送先アドレスの受信箱を確認し、メッセージ内の確認リンクをクリックします。ページが読み込まれたら、検証ボタンをクリックします。
Yahoo Mail アカウントの設定に戻り、保存ボタンをクリックします。
メール転送の詳細については、ヤフーメール(英語)の公式ドキュメントを参照してください。
セットアップを完成させてテストする
外部サポートアドレスからの転送を設定したら、YouTrack のメールチャネルの設定ウィザードに戻ります。
メール転送設定を完了するには:
チェックボックスを選択して、外部サポートアドレスから YouTrack の転送アドレスへの転送を設定したことを確認します。
次へボタンをクリックしてください。
確認ダイアログで完了ボタンをクリックしてください。
YouTrack は、設定を確認するために、転送メールアドレスにテストメッセージを送信します。
すべてが正しくセットアップされている場合は、セットアップが成功したことが通知されます。
セットアップに課題がある場合、YouTrack はトラブルシューティングのヒントを含む通知を送信します。
これらの通知は、YouTrack プロファイルに保存されている通知設定に基づいて、メールまたは YouTracks の組み込み通知センターによって配信されます。
次のステップ
外部アドレスからのメールを転送するようにメールチャネルを設定した後、このチャネルの設定を微調整できます。
フィルターを追加して、どのメッセージをヘルプデスクチケットに変換するかを決定します。詳細については、「フィルター」を参照してください。
後処理設定を使用して、受信メールメッセージから作成されたチケットとコメントを YouTrack が処理する方法を定義します。詳細については、「後処理」を参照してください。
更新通知およびヘルプデスクエージェントからの返信のために YouTrack によって送信されるメールメッセージのレイアウトとコンテンツをカスタマイズします。詳細については、「ヘルプデスク通知テンプレート」を参照してください。
トラブルシューティング
YouTrack によって送信されたテストメールでメールチャネルの設定を確認できなかった場合は、別のアカウントから顧客用メールアドレスにメールを送信します。次に、ヘルプデスクプロジェクトでチケットに変換されたかどうかを確認します。
メール転送がまだ機能しない場合は、顧客向けメールアカウントに対して実行できるトラブルシューティング手順をいくつか示します。
転送設定を再確認し、転送先のメールアドレスがセットアップウィザードで選択した YouTrack アドレスと同じであることを確認してください。
フィルターをチェックして、メッセージが YouTrack に転送されるのを妨げていないことを確認してください。
別のメールアドレスにメールを転送してみて、課題が転送設定にあるのか、YouTrack で受信メッセージを処理するメールボックスにあるのかを確認します。
顧客向けメールアドレスがカスタムドメインでホストされている場合は、SPF (送信者ポリシーフレームワーク) レコードをメールアカウントに追加する必要がある場合があります。そうしないと、YouTrack でメールを処理するために使用しているアカウントが受信メールをスパムとしてマークするか、完全に拒否する可能性があります。
顧客向けメールのメールプロバイダーには、メール転送に関する課題に対する特定のトラブルシューティング手順が用意されている場合があります。サポートドキュメントを確認するか、サポートチームに問い合わせてください。
YouTrack で転送メッセージの受信に使用されるメールボックスにアクセスできる場合は、追加のトラブルシューティングのヒントをいくつか示します。
迷惑メールフォルダーに転送されたメールメッセージがないか確認してください。
受信トレイのルールを確認し、転送されたメールが受信トレイに届くのを妨げていないか確認してください。
メールチャネルの設定の受信メッセージの処理セクションでフィルター設定を確認します。顧客用メールアカウントから転送されたメッセージを除外するフィルターを誤って適用した可能性があります。
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